הקופות הממוחשבות עשו כברת דרך ארוכה בשנים האחרונות ושינו את פניהן לחלוטין. מקופה שתפקידה הבלעדי הוא לחשב את הסכום לתשלום על ידי הלקוח, היא כעת מרכז העניינים של העסק.
קופה ממוחשבת
מי שמעוניין לרכוש קופה ממוחשבת מפרט את צרכי העסק הספציפי שלו, סוג העיסוק, אם יש צורך בניהול מלאי, עובדים, סורק בר-קוד, משקל דיגיטלי וכל פרמטר נוסף כדי לבחור את הקופה הנכונה לניהול העסק.
הקופות היום מופעלות על ידי מחשבים האוגרים בתוכם את התוכנות והממשקים שיש בהם צורך, כדי לשלוט על כל מה שקורה בעסק.
שיטת העבודה בקופה ממוחשבת מבוססת על הזנת נתונים של עלויות הפריטים השונים במשרד האחורי. כשהקופאי סורק ברקוד מסוים, מיד מופיע לו הסכום לתשלום בגין פריט זה. כך מועברים הפריטים השונים ואפשר להפיק חשבונית מס קבלה בגין כל הרכישה שבוצעה. השיטה נוחה מאד לעבודה, ברוב המקרים כמות הטעויות היא אפסית ולכן אפשר לשרת את קהל הלקוחות במהירות וביעילות. בעל העסק מקבל גם את עלויות הקניה של כל מוצר כדי לתכנן את הרווח על כל מוצר.
ניהול העסק
לב ליבו של העסק הוא המחשב המפעיל את הקופה הממוחשבת הכולל ממשקים המבצעים אין ספור פעולות אקוטיות כמו בקרה על מצב המלאי, כמה פריטים נמכרו מכל מוצר, באילו צבעים ובאילו מידות. מה כמות הסחורה שנותרה מכל פריט, כמה נמכרו בשבוע האחרון וכו'. מערכות רבות מזמינות מהמחסן הראשי באפן אוטומטי את מלוא המלאי שנמכר בכל יום וכך נשמרת רמת המלאי התואמת את המכירות או אם יש צורך מבצעים הזמנה גדולה יותר.
מועדוני לקוחות
קופה ממוחשבת היא בעלת תוכנה המסוגלת לטפל בלקוחות המשויכים למועדון, להזין את פרטי הלקוח, לשייך לכך את הרכישות שלו, דבר המעיד על טעמם ועל הקניות שלהם, כמו לדוגמה נעליים במידה 38 או חולצות במידה M.
אפשר להסיק הרבה מאד מסקנות מתוך התיעוד המצטבר בקופה ממוחשבת וכך להציע לכל לקוח מבצעים חדשים התואמים את הרגלי הצריכה שלו.
ניהול הכספים של העסק
מתוך הפעילות בקופה אפשר להפיק דוחות ניהוליים אקוטיים המעידים על סך ההכנסות, התפלגויות שונות על פי ימים / שבועות /חודשים או חגים. הקופה מרכזת נתונים חודשיים כך שקל להעביר את הנתונים באופן מרוכז להנהלת החשבונות באמצעות קבצים ממוחשבים.
פתרונות ייעודיים
הצוותים המקצועיים הכוללים מתכנתי תוכנה ומערכות ממוחשבות מאפיינים את נתוני התוכנה על פי צרכים ייעודיים של מגזרים מסוימים. כמו לדוגמה כל מה שקשור לעובדים, מועד כניסה ויציאה מהעסק, סך המכירות של כל עובד וכל נתון נוסף שיש בו צורך.
חיבור למערכות תקשורת מתקדמות
הקופות החדשניות מתחברות לקווי אינטרנט אלחוטיים מהירים וכך מאפשרים סליקה קלה ויעילה של כרטיסי האשראי ללא עיכוב של הלקוחות.
בעסקים רבים רוב העסקאות מתבצעות באמצעות כרטיסי אשראי ולכן מהירות הסליקה היא צורך אקוטי כדי לבצע במהירות את החשבונות הנדרשים ולאפשר ללקוחות להמשיך בדרכם.
