כשמארגנים אירוע, חשוב לא פחות מהעיצוב, האוכל ותכנית הבידור הוא רישום לאירועים של כל האורחים שמגיעים לאירוע. כיום, ישנן מערכות ממוחשבות ומתקדמות שהפכו לסטנדרט של ממש בכל אירוע, בשל היותן יעילות ומאורגנות; הן מאפשרות לנו ליצור רשימות מסודרות, להדפיס תגים במידה ומדובר בכנס עסקי, לסמן שולחנות ועוד. אם בעבר היה מדובר בדפים מודפסים וגורמים אנושיים שמעבירים דקות ארוכות בחיפוש אחר שמות לפי הא'-ב', הרי שכיום הכל מתבצע תוך שניות ספורות.
כיצד רישום לאירועים יוכל לסייע בכנסים ותערוכות?
באופן ספציפי, נרחיב כעת על יתרונותיו של רישום לאירועים עסקיים בעיקר. לצד כל היתרונות שהוזכרו לעיל, מערכת הרישום יוצרת בסופו של דבר מאגר נתונים שהארגון יוכל להשתמש בהם; טלפונים ואימיילים ליצירת קשר, פלח אוכלוסייה עיקרי שהגיע לאירוע והתעניין בחברה, ועוד. חשוב לציין אגב, שלרוב הרשימות יהיו מוכנות מראש מכיוון שבעזרת המערכת ניתן לבצע גם רישום מראש!
את עמדת הרישום במקום מאיישים לרוב דיילים ודיירות המקבלים את פני האורחים, מבצעים את הרישום תוך מספר שניות ומנפיקים תג שם. מסיבה זו, לרוב עמדות הרישום יכללו לא רק את המחשב, אלא גם מדפסת. עמדות הרישום הללו יהיו לרוב חלק בלתי נפרד מאירועים עסקיים שונים כגון:
- תערוכות
- ימי עין
- כנסים עסקיים
- וועדות
- אירועי קידום מכירות
- ימי גיבוש וסדנאות
- יחסי ציבור
עמדת רישום גם באירוע הפרטי שלכם!
למען האמת, עמדות רישום לאירועים הן חלק בלתי נפרד גם באירועים פרטיים. כל אורח שיגיע לאירוע יהיה חייב לעבור בעמדת הרישום, שם יחכה לו צוות הדיילים שירשום את הגעתו ויכווין אותו למקום הישיבה שלו. בחתונות לדוגמא, עמדות אלו הן הכרחיות מכיוון שמספר האורחים הסופי שהגיע ישפיע על המחיר ועל סדר הישיבה. לדוגמא, אם הוזמן זוג לאירוע אך מאחד מהם נבצר להגיע.
הטכנולוגיה המתקדמת הביאה גם להיווצרותן של עמדות רישום אוטומטיות המאפשרות לא רק תשלום במקום, אלא גם הדפסת תג עם שם האורח. העמדות פשוטות מאוד לתפעול כך שלרוב האורחים אינם מסתבכים עם ההרשמה, אך בכל מקרה בדרך כלל יהיה דייל אחראי מטעם החברה לסיוע במידת הצורך.
